Traccia per la preparazione del lavoro del gruppo di studio che ha per tema: L'agenda del processo.
- La tesi.
L'esperienza e la riflessione di ciascuno di noi, giudici, avvocati, funzionari amministrativi, esperti di organizzazione e di amministrazione della giustizia, professori di diritto e procedura civile, rivela ogni giorno di più come il fattore tempo incida sulla effettività della tutela giurisdizionale e non solo come conseguenza della durata ( ragionevole o meno ) del processo. Cresce infatti la consapevolezza di un ulteriore e diverso profilo di incidenza del fattore tempo sull’efficacia del processo. La gestione delle cadenze delle attività del singolo processo assieme alla programmazione dei tempi relativi al complesso dei procedimenti che scorrono sul ruolo (istruttorio e decisorio) del giudice appaiono strumenti preziosi per rendere efficace il processo. Tutti i "Protocolli del processo civile" sino ad oggi adottati dimostrano che una tale acquisizione culturale implica una selettiva trattazione del processo, una scansione orientata e concordata delle attività processuali, una concatenazione degli eventi del singolo processo coordinata con il complesso delle cause pendenti sul ruolo del giudice, della sezione e dell'intero ufficio, in grado di render fluido il percorso verso la definizione della causa.
- L’ipotesi.
Il nesso tra prassi virtuose/scansione delle fasi del singolo processo/studio qualitativo e quantitativo del carico di lavoro/ripartizione delle risorse a disposizione dei protagonisti del processo è di immediata percepibilità ma destinato ad ulteriori sviluppi teorici e pratici. Benché non sia facilmente stimabile l’effetto inflattivo ( sul lavoro di giudici, avvocati e cancellieri ) della trascurata gestione del processo e dell’agenda del giudice, appare comunque evidente, a tutti coloro che hanno già cominciato ad attuare le prassi virtuose adottate nei protocolli condivisi, la capacità deflattiva di una trasparente e partecipata trattazione. Dunque se il processo deve essere flessibile ed orientato sarà opportuno costruire moduli di agenda consoni all’obiettivo. Com'è noto a condizionare la tempestiva definizione del processo, con o senza sentenza, sono diversi fattori. Lo studio di proposte rivolte alla flessibile programmazione dell'agenda del processo è diretto in primo ( ed elementare ) luogo ad evitare che la trattazione orale rimanga, o torni ad essere, una chimera. In secondo luogo ( e per quanto possibile ) è volto ad evitare che il ritardo nella definizione della causa dipenda dalla disordinata concatenazione delle attività istruttorie. In terzo e principale luogo la modulazione dell'agenda è destinata a creare lo spazio organizzato, (flessibile e misurato sul tipo di ufficio e sulla qualità del contenzioso ), nel quale le migliori prassi condivise possano trovare attuazione. Non si può dunque ragionare del miglior processo come se fosse il solo a dover esser deciso dal giudice: si deve costruire le prassi e l’agenda per il miglior processo sulla base della domanda reale di giustizia. L'agenda del processo è, per tale ragione, contemporaneamente agenda del giudice, dell'avvocato, del consulente tecnico e della cancelleria. Diventa, per tale evidente ragione, l'agenda dell'ufficio del processo in senso ampio. Sorge da qui l’esigenza che l'Agenda del processo sia il più possibile condivisa e concordata, trasparente e prevedibile. Nell’Agenda acquistano valore, organizzativo e processuale insieme, episodi in sé banali come la cadenza del rinvio di udienza o la concessione dei termini, l'accesso agli atti ed alle cancellerie, l'attività di comunicazione ed il rilascio di copie, la gestione cartacea od informatizzata del fascicolo. Tutte circostanze in grado di condizionare, in concreto, la possibilità che il cancelliere, l'avvocato ed il giudice svolgano pienamente e con risparmio di risorse intellettuali, il loro ruolo nel processo e principalmente nella sede in cui il dialogo si sviluppa: l’udienze.
- Il progetto.
Per tale ragione la distribuzione delle risorse, il tempo dedicato allo studio della causa, alla formazione ed alla redazione degli atti, alle udienze, per il giudice come per l’avvocato e per il funzionario, sono variabili da correlare tra loro. L’udienza è un appuntamento fra persone che hanno molti altri impegni ( giudice, avvocati, CTU, parti ) oltre a quello previsto nella singola udienza; nel rispetto reciproco e nell’interesse di tutti è fondamentale la puntualità e la produttività dell’incontro che in udienza si realizza. E’ opportuno dunque esaminare alcune opzioni organizzative di gestione dell’agenda per costruire moduli di lavoro, adattati al tipo di ufficio o di contenzioso, con lo scopo di verificare quali siano quelli più adatti a rendere fluido lo scorrere dei processi nella macchina giudiziaria. Per tale ragione la costruzione di una certa gamma di modelli di agenda ( per grande tribunale, per piccolo tribunale, per sezione distaccata, per giudice “promiscuo”, per giudice assegnatario di cause a decisione monocratica, per giudice assegnatario di cause a decisione collegiale, per sezione famiglia, societaria ecc.. ) presuppone l’analisi delle sopravvenienze e la previsione della capacità di smaltimento ( per quantità e qualità ) . Di particolare utilità si rivela dunque il cosiddetto calcolatore del giusto carico che, in via del tutto sperimentale è stato elaborato nell’ambito del gruppo-mailing list “Flussi_stat”. Sarà opportuno esaminarlo insieme per apportare le necessarie correzioni ed integrazioni e renderlo adattabile alle condizioni dei diversi uffici. Sarà soprattutto molto importante che si sviluppi un confronto tra giudici di uffici diversi, con carico di lavoro e sopravvenienze diverse per quantità e qualità. Infine alcune parole chiavi per costruire l’agenda.
- programmazione su scala settimanale, quindicinale o mensile delle attività, ( fare udienze tutte le settimane o tenere una settimana bianca per decisioni studio altro , aumentando il numero di udienze nelle altre settimane ) ,
- distinzione tra ruolo-agenda istruttoria e ruolo-agenda decisoria, quante cause tenere in decisione se nel rispetto dei termini per il deposito o scontando la necessità di un certo ( quale ? ) ritardo;
- rotazione di giorni o settimane o mesi di udienza per giudice/per cancelleria/per sezione, ipotesi di settimane dedicate solo ad udienze o solo a redazione di provvedimenti,
- orari e giorni di udienza, udienze tematiche, udienza straordinaria ( anche pomeridiana ) per appoggiare a breve l’udienza che salta per ragioni d’ufficio ( mancata comunicazione, mancato avviso al Ctu ecc. ecc. )
- ripartizione tra attività collegiali e monocratiche.
- distribuzione tra attività dedicata all’istruzione delle cause ( compreso lo studio dell’udienza ed i provvedimenti istruttori e sommari/cautelari ) ed attività dedicata alla decisione ( finale ) della causa.
- la gestione del ruolo nel passaggio da un giudice all’altro ( per trasferimento sede, maternità, paternità ecc. ),
Di queste considerazioni si alimenta necessariamente il dibattito rivolto a stimare il carico di lavoro sopportabile e la prestazione esigibile dal giudice nelle diverse circostanze concrete. Segue la trascrizione di alcune regole di protocollo che sino ad oggi sono state adottate dagli Osservatori tra quelle in qualche modo collegate ai temi di questo gruppo di lavoro. §§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§§ Protocollo di Milano. Articolo 12. Tempi di trattazione dei processi1.- Si auspica che all'inizio di ciascun anno solare presso ogni sezione si tenga una riunione organizzativa nella quale si verifichino i tempi massimi di rinvio tendenzialmente prevedibili per ciascun incombente per il ruolo di ciascun giudice, valutando le soluzioni più opportune per rendere omogenea la durata dei procedimenti nella sezione: il Presidente renderà pubbliche le indicazioni mediante affissione in cancelleria.2.- Nella determinazione della data del rinvio e dell'orario di trattazione si terrà conto, ove possibile, dei precedenti impegni professionali dei difensori.3.- Nei casi in cui la trattazione di determinate cause si prospetti di particolare complessità, ovvero per l'audizione delle parti e dei testi, potranno essere fissate, ove se ne ravvisi la opportunità, udienze straordinarie in giorni ed orari diversi da quelli stabiliti dal calendario giudiziario per il singolo magistrato (e quindi anche in orario pomeridiano), compatibilmente con gli impegni dei difensori. Articolo 20, punto 3- ….. L'assunzione della prova per testi sarà preferibilmente concentrata in un'unica udienza. Ove ciò non fosse possibile, al momento dell'ammissione della prova sarà fissato un calendario di massima per lo svolgimento di essa (all'interno di un arco temporale complessivo di un mese…. Protocollo di Napoli Articolo 3 - Misure organizzative idonee a garantire l’omogeneità dei rinvii istruttori1.- Al fine di garantire il sollecito e ordinato svolgimento dei singoli procedimenti e di contenere la lunghezza dei rinvii istruttori, si auspica che i presidenti di sezione esercitino i loro poteri di vigilanza e gestione sui ruoli dei singoli magistrati in modo da assicurare, per quanto possibile, la loro omogeneità ed il conseguente contenimento dei rinvii delle udienze istruttorie, nei casi ordinari, entro limiti temporali non superiori a tre o quattro mesi.2.- Gli organismi rappresentativi dell’avvocatura si impegnano a segnalare ai presidenti di sezione gli eventuali casi di squilibri nei ruoli dei singoli magistrati che determinino una eccessiva lunghezza dei rinvii istruttori Protocollo di Firenze [1] 1. Ogni causa, salvo le eccezioni indicate al punto 2, sarà fissata ad un orario preciso, con programmazione, da parte del giudice e dei difensori, del tempo verosimilmente necessario per lo svolgimento dell’attività prevista.2. Il ruolo dell’udienza sarà affisso alla porta del locale in cui questa si tiene, possibilmente qualche giorno prima.[2]1. Le cause per le quali la trattazione non sia necessaria o sia di rapido esaurimento potranno essere fissate ad un medesimo orario entro fasce temporali comunque non superiori a un’ora (ad esempio, cause provenienti da rinvii ex art. 181 o 309 c.p.c., cause provenienti da trattative, cause ex art.180 c.p.c. nei soli casi in cui sia prevedibile la mera verifica della regolarità del contraddittorio, cause fissate per la precisazione delle conclusioni).2. I rinvii dei procedimenti ai sensi dell’art. 181 e dell’art.309 cpc saranno preferibilmente concentrati in un’unica udienza (mensile o bimestrale) per favorire la gestione informatica del ruolo da parte della cancelleria. [4]1. La facoltà di differimento ex art.168 bis ult. co. c.p.c. sarà esercitata al fine di organizzare udienze omogenee per tipo di controversia, ove siano prevedibili attività e/o sviluppi processuali omogenei; di smistare i fascicoli in modo razionale dal punto di vista quantitativo; di fissare ad orari precisi le cause ove siano prevedibili incombenti specifici che richiedano una precisa programmazione dei tempi: istanze ex artt.648, 649, 186 ter, 186 bis c.p.c. (su cui vedi oltre). [10]1. L’udienza ex art. 183 c.p.c. in ogni caso costituirà un momento di colloquio processuale tra il giudice e i difensori al fine di: a) delimitare il thema decidendum e il thema probandum; b) rendere noti ai difensori gli orientamenti in diritto del giudice e della sezione a cui appartiene; c) programmare le attività processuali future, se possibile anche con il calendario di tutte le fasi processuali e non solo dell’adempimento immediatamente successivo. 16.3. I termini per le memorie istruttorie possibilmente saranno scaglionati nel tempo onde evitare la concentrazione temporale degli incombenti relativi per la cancelleria Protocollo di Roma. 7. “ al momento del rinvio di una causa ad udienza successiva deve essere prevista la verosimile durata dei programmati adempimenti in modo da fissare ogni volta all’interno di ciascuna fascia un numero di cause che potrà essere compiutamente trattato senza superare i limiti di tempo prefissati. Protocollo di Salerno. 7 . “ allo scopo di realizzare il principio costituzionalmente garantito della ragionevole durata dei processi evitare lunghi intervalli da una udienza a quella successiva , ricordando che soltanto la concessione dei termini ex art. 183V comma c.p.c., o l’espletamento di una consulenza possono giustificare la fissazione dell’udienza successiva a quattro-cinque mesi”. Protocollo di Verona.
- Orario di trattazione delle causeSi raccomanda che:a) l’udienza venga tendenzialmente divisa in due fasce orarie: la prima dedicata a cause con incombenti di minor durata (trattazione in senso stretto); la seconda dedicata a cause che richiedano incombenti di maggior durata (istruttoria e provvedimenti cautelari);b) negli atti difensivi che richiedono la fissazione dell’udienza ad opera della parte l’orario d’udienza sia indicato nelle ore 9 e ss.;c) per ciascuna causa, o gruppo di cause, sia fissato un orario di trattazione;d) nella determinazione dell’orario dell’udienza di rinvio il giudice tenga conto della sua prevedibile durata anche sulla base delle indicazioni degli avvocati;e) i provvedimenti ex art. 309 vengano adottati dal giudice al termine dell’udienza;f) nel caso di udienze istruttorie, il giudice indichi il numero di testi che saranno sentiti, esercitando eventualmente il potere di riduzione della lista testi previsto dall’art. 245 c.p.c. e garantendo nei limiti del possibile un tempo adeguato per l’assunzione di tutti i testi indicati nel suo provvedimento.
- Rinvii d’udienzaSi raccomanda che:a) il giudice, nel fissare la data di prosecuzione delle cause, disponga rinvii delle udienze il più possibile contenuti nel tempo, compatibilmente con il proprio ruolo d’udienza;b) il giudice fissi comunque i rinvii d’udienza a distanza tale da consentire l’efficiente gestione amministrativa del fascicolo (almeno 15 giorni);c) se per motivi d’urgenza è necessario un rinvio più breve, il giudice evidenzi il fascicolo alla cancelleria;d) i giudici che fanno capo alla stessa cancelleria si coordinino al fine di assicurare, ove possibile, l’assegnazione di termini in corrispondenza di scadenze diverse, nella prospettiva di ridurre il numero degli accessi in cancelleria alle medesime date;e) in caso di rinvio con assegnazione di termini, il giudice fissi l’udienza:- almeno 10 giorni dopo la scadenza dell’ultimo termine, al fine di consentire il tempestivo inserimento degli atti a cura della cancelleria;- a distanza il più possibile contenuta rispetto alla scadenza dell’ultimo dei termini concessi.