Intervento al Convegno di Modena 28.9.2007


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Il Progetto organizzativo di una sezione penale di Flavio De Santis

 

Magistratura Democratica

"GLI ORIZZONTI DELLA GIUSTIZIA

LA TUTELA DEI DIRITTI E GLI STRUMENTI DELL'ORGANIZZAZIONE"

Modena 28 settembre 2007

Relazione su:

"Il progetto organizzativo di una Sezione Penale di Tribunale"

Flavio De Santis - Presidente di Sezione del Tribunale di Modena.

1) LA COOPERAZIONE

Uno solo dei soggetti del processo, per quanto qualificato e prestigioso, è troppo debole per poter compiere da solo passi significativi verso l'efficienza.

La stretta collaborazione tra i magistrati e tra gli uffici e con gli avvocati, i dirigenti e il personale, con gli ufficiali giudiziari e le associazioni di categoria; collaborazione dettata dall'urgenza di trovare subito soluzioni condivise che possano assicurare un servizio migliore alla collettività, è in grado di invertire la tendenza verso la burocratizzazione e la lentezza, per ridare, invece, dignità ed efficienza al "servizio".

Punto di partenza è la collaborazione tra i magistrati appartenenti alla Sezione.

L'autonomia e l'indipendenza del giudice sono principi inviolabili da salvaguardare ad ogni costo; ma, in termini di efficienza (e del suo riflesso speculare: il controllo pubblico sulla gestione del servizio) l'unità di misura è necessariamente la Sezione nel suo complesso.

Ogni magistrato deve perciò partecipare alle scelte organizzative che comportano l'adozione di prassi e di condotte condivise, uguali per tutti e costanti: ruoli di pari peso, equilibrati in ragione dei compiti svolti da ciascuno; rotazione nelle funzioni in modo da consentire uguale sviluppo delle professionalità; partecipazione a collegi immutabili; pronuncia di sentenze contestuali in casi prestabiliti; udienze di "smistamento" calendarizzate e composte da un pari numero di fascicoli in modo da agevolare il lavoro della Procura della Repubblica, dell'Ufficio GIP e della Cancelleria; uso degli stessi strumenti e delle medesime maschere elettroniche; frequenti riunioni tecniche per facilitare la formazione di una giurisprudenza argomentata e consolidata della Sezione che favorisca la stesura di motivazioni  per relationem  e la formazione  di determinate tipologie di sentenze standard.

 

2) TRIBUNALE E PROCURA DELLA REPUBBLICA.

Tribunale e Procura della Repubblica prima di tutto.

Uffici che per decenni, fino al 1989, hanno vissuto in una "pericolosa" simbiosi, sono oggi sovente tenuti in un altrettanto pericoloso clima di assoluta "incomunicabilità".

La collaborazione tra il Tribunale e la Procura della Repubblica deve necessariamente escludere il merito dei procedimenti e delle decisioni, le scelte e le tecniche operative. Ciò non di meno, l'accordo sulle scelte organizzative e gestionali si rivela essenziale per il raggiungimento dell'efficienza complessiva.

Il monitoraggio comune sulla riuscita delle citazioni, sulle nullità e sull'esito dei processi, può determinare una migliore organizzazione del dibattimento e un più oculato uso dello strumento dell'archiviazione, con conseguente diminuzione del numero di processi inviati per il giudizio.

Lo scambio di opinioni sulle scelte interpretative e sulla giurisprudenza adottata su fattispecie frequenti o rilevanti favorisce la formazione di indirizzi consolidati e uniformi che possono snellire l'iter di talune tipologie di processi, evitare impugnazioni, agevolare i patteggiamenti o la pratica delle motivazioni contestuali.

Riunioni congiunte tra rappresentanti dei due uffici aiutano la comprensione dei reciproci problemi organizzativi, favoriscono la formazione di automatismi e di calendari  che rendono il lavoro più fluido e contribuiscono ad eliminare i "tempi morti" delle udienze, determinano la migliore distribuzione dei compiti tra Cancelleria della Sezione e Segreteria della Procura e la formazione di prassi agevolate in tema di comunicazioni.

 

3) IL DOCUMENTO DINAMICO

La collaborazione tra gli uffici, non solo tra Procura e Sezione penale, ma anche con l'Ufficio del giudice per le indagini preliminari, soprattutto consente, sia pure in ambito locale e a limitati fini, di affiancare agli attuali archivi cartacei non integrati e pressoché fuori controllo, un documento dinamico.

Il documento dinamico è dotato di un insieme di proprietà essenziali per il servizio giustizia, tra cui la "leggerezza" e la "velocità": esso può essere facilmente trasferito, modificato, integrato, sostituito, sdoppiato, totalmente o parzialmente archiviato.

A Modena si è realizzato un semplice sistema applicativo condiviso dagli uffici, che, senza in alcun modo sostituire il cartaceo o  interferire con i complessi sistemi informatici ministeriali, accompagna ogni processo dalla conclusione delle indagini preliminari fino alla prima udienza dibattimentale: consente l'automatica assegnazione dei procedimenti al giudice del dibattimento secondo criteri oggettivi e predeterminati (o casuali),   forma i ruoli della prima udienza in base a un calendario predefinito, garantisce l'equa ripartizione dei giudizi tra i magistrati, tiene conto dei tempi medi indispensabili per portare a buon fine le necessarie notifiche, libera la Segreteria della Procura dalla necessità di compilare manualmente complessi moduli per ognuno degli oltre 3000 processi che ogni anno vengono trasmessi alla Sezione penale; rende inutile la compilazione manuale di altrettanti moduli da parte dei giudici e della Cancelleria della Sezione finora necessari  per indicare il giorno e l'ora della comparizione per ogni singolo processo pervenuto.

Si è così aggirato il complesso meccanismo processuale  dettato dagli att. 132 e 160 delle norme di attuazione del c.p.p., peraltro seguendo l'indicazione fornita dalle stesse norme che fanno esplicito riferimento all'uso di mezzi telematici.

Il sistema dovrebbe tradursi in una drastica riduzione dei tempi processuali e in una più razionale utilizzazione delle risorse umane: fino ad oggi occorreva oltre un anno perché un processo pervenisse al dibattimento dopo la chiusura delle indagini preliminari; e almeno due persone erano stabilmente addette alla compilazione manuale delle richieste e degli elenchi dei processi, al loro smistamento e assegnazione ai singoli giudici, alla  formazione delle udienze ed ad altri compiti connessi.

In futuro, attraverso l'uso di estensioni già previste, il sistema potrà assicurare la tempestiva conoscenza delle modifiche dell'imputazione o dell'ingresso di nuovi soggetti nel processo; segnalare la presenza  di misure cautelari, indicandone la scadenza differenziata; trasmettere il capo d'imputazione in modo da consentire l'automatica intestazione delle sentenze.  

 

4) SBLOCCARE IL MECCANISMO INCEPPATO DALLA "IGNORANZA".

Semplici documenti dinamici possono costituire un aiuto essenziale per restituire funzionalità all'ingranaggio processuale, che appare inceppato anche dall'ignoranza.

E' in via di sperimentazione l'agenda elettronica del magistrato, connessa al sistema di formazione delle udienze già descritto: essa, oltre a svolgere le funzioni del diario giornaliero cartaceo adoperato da ogni giudice, assicura la perfetta e tempestiva conoscenza dei flussi di lavoro, della quantità e della  natura dei processi che sopravvengono; segue l'evolversi nel tempo dei giudizi, l'incidenza dei provvedimenti giurisdizionali sulla pendenza, i tempi medi di durata dei procedimenti suddivisi per tipologia di reati, il numero di udienze necessario per concluderli e gli intervalli tra di essi; annota la data dei rinvii e quella della decisione, calcola il tempo di deposito della sentenza e segnala l'approssimarsi della data di scadenza, calcola i tempi dell'eventuale ritardo. E ancora, forma minuto per minuto le statistiche, anche quelle relative ai tempi medi di definizione, eventualmente  suddividendo i reati per tipologie definite, crea un archivio tematico condiviso e svolge molte altre funzioni ancora.

Questi dati potranno essere finalmente studiati e confrontati alla ricerca di soluzioni in grado di ridurre i tempi del processo, di eliminare ritardi e disservizi imputabili ai difetti di organizzazione del lavoro, alla scarsa conoscenza dei flussi e della pendenza, a una non ottimale gestione del ruolo.

Ma non basta: i dati statistici elaborati dal programma, se asseverati dal Cancelliere, possono rendere il lavoro dell'ufficio trasparente: gli attori tutti del mondo giudiziario potranno verificare la qualità e la quantità del lavoro svolto, e il grado di efficienza raggiunto, in relazione al carico di processi, all'organico presente, ai mezzi a disposizione, alle difficoltà imposte dalla burocratizzazione e da una legislazione farraginosa.

 

E'soprattutto questa la risposta che l'opinione pubblica pretende in tema di "responsabilità del giudice": la domanda di protezione dagli errori giudiziari, tanto forte negli ultimi due decenni del secolo scorso, è stata ormai ridimensionata e ricondotta ai suoi termini reali. Giustamente oggi prevale la richiesta di un controllo sull'efficienza: il servizio deve autoresponsabilizzarsi e deve pubblicamente dar conto del suo lavoro; deve rendere palesi le cause di ritardi ormai insopportabili che vanificano del tutto  la domanda di giustizia e l'esigenza di certezza di diritto.    

 

5) IL RUOLO DEGLI AVVOCATI.

I difensori sono, al pari dei giudici, custodi della dignità e credibilità della funzione giurisdizionale. Il dialogo e il confronto con gli avvocati è il giusto metodo per garantire razionalità e maggiore celerità all'esercizio della giurisdizione.

Le barriere ideologiche, le spinte corporative, le diversità di posizione, le recenti contrapposizioni, peraltro particolarmente esasperate proprio nel settore penale, devono essere superate e sostituite da un costante dialogo e da una concertazione rispettosa della pari dignità e delle esigenze di tutti.

La cooperazione finalizzata al raggiungimento di uno scopo virtuoso, crea tra partecipi un rapporto di lealtà e fiducia e impedisce che i collaboranti "abusino" del processo.

A Modena i primi importanti risultati di questa leale collaborazione sono: il "Prontuario per la liquidazione degli onorari ai difensori dei cittadini non abbienti ammessi al patrocinio a spese dello Stato, ai difensori d'ufficio e di persona irreperibile"; la formazione della modulistica uniforme per la presentazione delle istanze e la definizione di parcelle standard  per la maggior parte delle tipologie di processi.

Questi accordi sono espressione del principio di buona amministrazione, perché consentono di contenere immediatamente, in via definitiva e in modo significativo la spesa pubblica; perché nel contempo garantiscono estrema celerità ed uniformità nelle liquidazioni dei compensi; perché agevolano i legali, che seguono una procedura standard concordata con i giudici senza tema d'errori o pericolo di rigetto; perché evitano contestazioni, ricorsi e disparità di trattamento; perché semplificano l'attività giudiziaria con notevole guadagno di tempo e con evidenti effetti diretti e riflessi sull'efficienza del complessivo servizio giustizia.

 Ma ancora altre intese sembrano perseguibili: dall'elaborazione di sistemi che consentano di dialogare e interagire a distanza con le Cancellerie, alle tecniche concordate di svolgimento e conduzione di singole tipologie di processi.

6) POCHE REGOLE PER MIGLIORARE IN AULA LA CONVIVENZA CIVILE.

La collaborazione tra tutti i soggetti del processo e le loro associazioni di categoria ha consentito un ulteriore piccolo passo di civiltà: il "Protocollo per l'udienza penale".

 

Il "Protocollo" è fatto di regole minimali, che, semplicemente, si propongono di contemperare, nei limiti del possibile, il rispetto delle esigenze delle parti, dei testimoni, dei magistrati, degli avvocati, del personale amministrativo, degli ufficiali giudiziari e del pubblico. Esso vuole disciplinare i tempi e i modi dell'udienza per consentirne una migliore gestione, per ridurre in modo significativo inutili e lunghe attese e per offrire, finalmente, l'immagine decorosa di una funzione vitale del vivere civile.

 

7) L'USO DELLE TABELLE.

Le tabelle devono rendere trasparente il servizio, garantire all'ufficio il maggior numero possibile di "automatismi" di funzionamento, assicurare il massimo dell'efficienza.

Per evitare inutili e reiterate ripetizioni delle istruttorie, con conseguenti interminabili rinvii, i collegi devono essere immutabili.

Il numero delle udienze, sia nel rito monocratico, sia nel rito collegiale, deve essere determinato con riferimento alla disponibilità di assistenti e aule in modo da consentirne il massimo e miglior impiego. In un anno si dovrebbero in ogni modo prevedere tante udienze da poter assicurare, in via tendenziale, la definizione di un numero di casi almeno pari a quello delle sopravvenienze.

La predisposizione di un calendario perenne e l'assegnazione di un aula ad ognuno dei magistrati o a gruppi predeterminati di essi, la rigida regolamentazione delle eventuali sostituzioni e dei turni agevola il lavoro, evita equivoci, facilita la compilazione della modulistica, indirizza avvocati e pubblico, accresce la puntualità.

 

8) GIUDICI E CANCELLIERI.

Senza il lavoro del cancelliere quello del giudice sarebbe affatto privo di concretezza: è il Cancelliere che garantisce assistenza alle udienze, svolge gli adempimenti precedenti e successivi alla pronuncia delle sentenze, rende esecutivi i provvedimenti, gestisce le cautele, gli incidenti d'esecuzione e le impugnazioni; accoglie il pubblico e gli avvocati, da corso alle relative istanze, cura le numerose altre incombenze proprie dell'ufficio.

Nonostante ciò, il personale di Cancelleria, in molte realtà locali, è costretto a lavorare in ambienti angusti e assolutamente inadeguati, è privo delle più elementari attrezzature, non è istruito sull'uso dei moderni strumenti informatici, è afflitto da croniche gravi carenze e insufficienze dell'organico; è condizionato da soffocanti regole burocratiche.

L'adozione delle misure che ho in precedenza illustrato automatizza molti servizi e, di conseguenza, specie se accompagnata dalla fattiva collaborazione tra magistrati e cancellieri, libera risorse e svincola il personale da inutili compiti meramente burocratici, consente una migliore organizzazione, permette di potenziare servizi direttamente utili alla produzione, pubblicazione ed esecuzione dei provvedimenti giurisdizionali: nella prospettiva futura, anche se oggi non ancora possibile, della costituzione di cellule amministrative tra loro coordinate ognuna delle quali registri, organizzi, assista ed esegua il lavoro di un giudice.

 

9) CONCLUSIONI.

In definitiva, si possono sperimentare nuove vie anche in ambito locale: strade che senza interferire con le disposizioni dettate dal codice di rito e dalle leggi, senza influenzare il contenuto dei provvedimenti giurisdizionali, senza ledere le garanzie difensive, il principio del contraddittorio e l'autonomia del giudice, consentano di eliminare le più vistose incongruenze, di superare gli ostacoli che inceppano il meccanismo processuale, provocano disagi e determinano insopportabili lentezze. Strade che ugualmente attribuiscono maggiore funzionalità, trasparenza, flessibilità e credibilità al "sistema giustizia".

 

 

 

03 10 2007
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